Répondre à un marché par voie dématérialisée

Le profil d’acheteur du pouvoir adjudicateur est sur Avenue-Web Systèmes : AWS-Achat

Déposer un pli dématérialisé présente de nombreux avantages, mais suppose aussi des préalables indispensables, et une préparation anticipée avant chaque dépôt. Il est nécessaire de vérifier que l’avis permet le dépôt dématérialisé.

Conditions générales

N’attendez pas le dernier moment pour tester vos préalables techniques et votre certificat, et ceci même si vous avez l’habitude de déposer en dématérialisé.

Débutez votre dépôt au minimum 2 heures avant l’expiration, en effet la plateforme a pu évoluer depuis votre dernière utilisation, ou vous pouvez rencontrer un incident de connexion à Internet, difficultés auxquelles vous ne pourrez pas vous adapter à la dernière minute.

A ce titre, cette annexe est susceptible d’être mise à jour en fonction des impératifs techniques.

Feuille de route pour réussir votre dématérialisation le jour J (à minima)

J – 15 

Les certificats de signature sont longs à obtenir. Ceci se fait sur dossier, une fois le dossier constitué, prévoir 2 à 3 semaines de délai. Assurez-vous de commander un certificat de signature agréé, optez pour une version dite « logiciel », évitez les versions cryptographiques. Ces certificats sont en général valables un an.

J – 8 

Vérifiez vos préalables techniques (Machine Virtuelle Java 1,6+, Navigateur récent). La configuration peut être testée sur la page de contrôle automatique (test des préalables) et par un dépôt de bout en bout d’une offre fictive sur les consultations de test.

Ce test doit être fait depuis le poste informatique utilisé pour le dépôt effectif, ce qui permettra de tester la traversée du réseau informatique en situation réelle.

Test des préalables
Consultation de test

J – 1 

Faites une reconnaissance générale de la procédure de dépôt, assurez-vous de pouvoir travailler depuis un PC qui a été testé, vérifiez la structure de votre pli dématérialisé, en vous assurant qu’il soit préparé de façon claire, en séparant les pièces relatives à la candidature, et à l’offre (le cas échéant par lots) dans des sous-dossiers distincts. Plus vos dossiers seront clairement organisés, plus vos plis seront faciles à déposer et ensuite à analyser par l’acheteur public.

J – 2h 

Effectuez votre dépôt. En cas d’incident vérifiez vos préalables, s’ils sont conformes,  contactez le support au : 04 80 04 12 60  (Appel non surtaxé)

Tous les appels au support sont horodatés par le central, afin d’assurer une traçabilité des appels. Identifiez-vous clairement, identifiez la consultation concernée, et signalez que vous êtes en phase de dépôt, l’équipe AWS traitera votre demande en priorité, mais si vous appelez 30 mn avant l’expiration, il est probable qu’il ne soit pas possible de résoudre votre problème à temps.

L’utilisation de notre plate-forme de soumission d’offre dématérialisée est soumise à l’acceptation pleine et entière des termes et conditions suivantes, sans aucune restriction.

L’utilisateur s’engage à opérer de bonne foi, et à respecter les conventions de respect mutuel sur internet. Les informations fournies sur son compte « entreprise » pourront être vérifiées à tout moment. En cas de défaut de déclaration, ou de déclaration usurpée, la plate-forme se réserve la possibilité de supprimer votre compte après vous avoir prévenu par courrier électronique ou par fax, si la situation n’est pas corrigée dans les 8 jours.

Du fait des limites d’internet, que l’utilisateur déclare connaître, l’acheteur public et AWS, éditeur de la plateforme de dématérialisation, ne saurait voir leur responsabilité engagée pour les difficultés d’accès au site du fait de la saturation ou de la rupture des réseaux.

Retrait du dossier de consultation

Les candidats peuvent retirer le dossier de consultation par voie électronique et répondre par voie papier, et inversement.

Identification

Votre identification lors du retrait d’un DCE est indispensable si vous souhaitez être tenu informé(e) des modifications et des correspondances relatives à ce dossier (réponses aux questions posées par d’autres entreprises, mais également par votre entreprise elle-même, et erratum) ainsi que des éventuels avis rectificatifs ou déclaration de sans suite.

L’identification est simple il suffit de donner votre identifiant et mot de passe, lesquels sont uniques pour toutes les collectivités utilisant une plateforme AWS.

Vous avez cependant la possibilité de retirer le DCE en mode anonyme, dans ce cas prenez la précaution de revenir sur le portail internet suffisamment tôt avant l’expiration (au minimum 2 semaines), afin de vous identifier. En effet si à votre 2ème passage vous retiriez à nouveau en anonyme, vous auriez certes le dossier mis à jour, mais vous n’auriez pas les correspondances (questions de clarification et réponses) qui elles sont adressées uniquement aux entreprises identifiées.

Correspondance électronique

L’adresse courriel indiquée dans le formulaire de retrait sera utilisée comme seule voie d’information des candidats sur les éventuelles modifications ou informations complémentaires survenant en cours de procédure. Il appartient au soumissionnaire de relever son courrier électronique sur une base régulière. La responsabilité de l’acheteur public ne saurait être recherchée si le candidat a communiqué une adresse erronée ou s’il n’a pas consulté ses messages en temps utile, ou si il a fait un retrait anonyme.

Le soumissionnaire s’engage également à accepter la notification de rejet ou d’acceptation, par voie électronique, ou au choix de l’acheteur public, selon les procédés habituellement en cours, sous forme papier.

Canal Questions

Le candidat peut poser des questions sur la consultation via son compte entreprise en utilisant la rubrique prévue à cet effet, ou en passant par le lien affiché en tête des avis internet, sous le libellé de la collectivité.

L’ensemble des questions posées, ainsi que les réponses correspondantes seront répertoriées sur votre compte, et une alerte sera diffusée sur l’adresse courriel enregistrée. L’attention des candidats est attirée sur le fait que leurs questions ne doivent pas révéler leur identité, ni leur positionnement technique ou compétitif, en effet la réglementation impose de conserver le texte de la question au moment de la réponse, et d’adresser cette réponse à tous les candidats.

Annexes matérielles

L’acheteur public s’engage sur l’intégrité des documents mis en ligne, dont les contenus sont identiques aux documents papiers diffusés pour cette consultation. L’attention des candidats est attirée sur le fait que certains documents annexes peuvent ne pas être disponibles sous forme électronique, ils doivent alors être retirés ou réclamés au contact défini dans le texte de l’avis.

Modalité de dépôt d’un pli, offre ou candidature, par voie électronique

En application de l’article 56 du Code des Marchés Publics et de l’arrêté du 28 août 2006, publié au J.O n° 199 du 29 août 2006, les candidats peuvent être autorisés, et dans certains cas, obligés de transmettre leurs candidatures et leurs offres par voie électronique. Les frais d’accès au réseau et de signature électronique sont à la charge de chaque candidat.

Le choix du mode de transmission est irréversible. Le double envoi d’un pli par voie physique (papier ou support numérique), et d’un pli par voie dématérialisée n’est pas autorisé. Dans ce cas les deux plis seront considérés comme non recevables (sauf dans le cas précis de la copie de sauvegarde).

Si une offre ou candidature est ré-envoyée par voie électronique, dans les délais de la consultation, le dernier envoi parvenu dans les délais annule et remplace le précédent envoi.

Copie de Sauvegarde

Le candidat peut envoyer une copie de sauvegarde, sur un support physique électronique (cd-rom, clé USB), ou sur papier. Celle-ci doit être placée dans un pli scellé comportant la mention lisible à l’extérieur : « Copie de Sauvegarde« .

Le candidat qui effectue à la fois une transmission électronique et, à titre de copie de sauvegarde, une transmission sur support physique électronique ou sur support papier, doit faire parvenir cette copie dans les délais impartis pour la remise des candidatures ou des offres.

Cette copie de sauvegarde ne sera ouverte que dans deux circonstances précises, à savoir :

  • lorsqu’un programme malveillant est détecté par le pouvoir adjudicateur (virus), ou
  • lorsque la candidature ou l’offre n’est pas parvenue au pouvoir adjudicateur dans les délais de dépôt des candidatures et des offres du fait d’une défaillance du dispositif électronique mis en place par le pouvoir adjudicateur. Les copies de sauvegarde que le pouvoir adjudicateur n’aura pas besoin d’ouvrir seront détruites.

Signature électronique, cryptage, confidentialité et certificats

Marches-Publics.Info est une plate-forme automatisée, les plis soumis sont signés numériquement et cryptés, et ne peuvent être ouverts que par l’acheteur public, avec sa clé privée, en fonction de la procédure choisie par lui, selon le protocole imposé par le Code des Marchés Publics et préconisé par le cahier des charges de l’Agence pour le Développement de l’Administration Electronique.

La soumission d’une offre pour toutes les procédures dites « formalisées » est soumise à authentification et la signature de la personne responsable capable d’engager l’entreprise. Cette certification, au minimum de niveau 2, s’obtient auprès d’une « Autorité de Certification ». Il vous appartient d’anticiper les délais d’obtention nécessaires, et de tester le bon fonctionnement de votre certificat suffisamment tôt pour être dans les délais d’une offre par voie postale en cas de difficultés.

Nous recommandons un certificat de niveau 2, porté par une clé USB mémoire.
Consultez la liste des autorités de certification

Rematérialisation

Le soumissionnaire s’engage notamment dans le cas où son offre est retenue, à accepter la re-matérialisation conforme, sous forme papier de tous les documents constitutifs à valeur contractuelle.

A ce titre, il s’engage également à ce que la personne physique auteur de leur signature électronique procède à leur signature manuscrite sans procéder à la moindre modification de ceux-ci et les renvoie à la personne publique sous cette forme.

Contrôle anti-virus

Tout fichier constitutif de la candidature et/ou de l’offre devra être exempt d’un quelconque virus informatique et devra être préalablement traité, à cette fin, par le soumissionnaire par un anti-virus régulièrement mis à jour. Il en est de même pour tout autre fichier échangé dans le cadre de cette procédure de marché public.

La personne publique pourra procéder à un archivage de sécurité de tout fichier contenant un virus informatique. Dès lors, celui-ci sera réputé n’avoir jamais été reçu.

Horodatage et heure limite de dépôt des plis

L’heure de la plateforme est l’heure de Paris. Tous les évènements intervenant en guichet de dépôt sont horodatés par l’horloge du serveur Marches-Publics.info, elle-même asservie à deux « serveurs de temps fiables » externes. Seule cette référence de temps fera foi en terme de qualification des plis « hors délai ». Assurez-vous que votre horloge est correctement réglée et tenez compte des éventuels écarts avec cette référence de temps.

Attention :

Les plis sont « hors-délai » si leur téléchargement se termine après la date et heure limite. Seule la bonne fin de transmission d’un dossier complet générera l’accusé réception valant attestation de dépôt.

Prenez vos dispositions en fonction de la taille de vos plis, et de la vitesse de votre connexion (sans ADSL, transmettre 10 Mo demande une heure avec un modem analogique de 56K à vitesse nominale.)

Procédure de préparation et de dépôt des plis

Cette procédure est détaillée dans la rubrique « AIDE » sur MPI, Espace Entreprise.

  • Procédures « ouvertes » : pour la clarté de présentation, préparez votre pli dans un dossier global en séparant les documents relatifs à la candidature dans un sous-dossier « candidature », et les documents relatifs à l’offre pour le lot 3 dans un sous-dossier « offre-lot 3 » par exemple.
  • Procédures « restreintes » : vous devrez d’abord présenter votre dossier de candidature, si celle-ci est admise, vous serez prévenus, et pourrez ensuite retirer le DCE pour préparer votre offre. Le dépôt de l’offre en « restreinte » exige un code spécifique qui vous sera communiqué par l’acheteur public.

Attention : Il n’est pas utile de compresser les dossiers avant leur dépôt.

Il est par contre très important d’organiser vos pièces en sous-dossiers, l’un pour les pièces de candidature, l’autre pour les pièces relatives à l’offre (le cas échéant avec autant de sous-dossiers « offre » qu’il y a de lots auxquels vous répondez, si la procédure est allotie).

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